企业知识产权贯标文件编制完成后,在申请知识产权管理体系标准认证前,需要依据文件至少进行三个月的标准实施。知识产权贯标体系的实施是验证标准文件兼容性和可操作性的过程,需要全企业的集体参与。实施企业需要知道各层级在实施运行过程中的责任以及履行的方法。
管理层
管理者应批准、发布企业知识产权方针,组织体系的内审和管理评审,同时要为体系的实施配备相应的资源。
根据《企业知识产权管理规范GBT-》的要求, 管理层需确保企业的知识产权方针满足以下条件:
1)符合相关法律和*策的要求;
2)与企业的经营发展相适应;
3)在企业内部得到有效运行;
4)在持续适宜性方面得到评审;
5)形成文件,付诸实施,并予以保持;
6)得到全体员工的理解;
而对于知识产权目标, 管理层应确保目标形成文件并可考核,与知识产权方针保持一致,内容包括对持续改进的承诺。
知识产权管理部门
知识产权管理部门是标准实施运行过程中承担职责最多的部门,具体可涵盖:文件的编制与管控;相应法律及其他要求的获取及传达;行业及竞争对手知识产权信息检索分析;知识产权获取、维护、运用、保护;合同及保密管理。
文件的编制与管控和参照前文《知识产权贯标企业的文件编制》;针对知识产权方针需符合相关法律的要求,知识产权管理部门应先收集相关的法律;对竞争对手的知识产权检索则是为了事先做好防御预案,以便在面对知识产权诉讼时能快速应对。
这里重点阐述一下知识产权获取、维护、运用、保护的实施过程,对应《企业知识产权管理规范GBT-》中第七章的内容。
首先是知识产权的获取。获取是企业取得知识产权的过程,这个过程可分为四步执行:
1)制定知识产权计划,即计划周期内的知识产权的申请数量;
2)知识产权检索,了解计划申请的知识产权是否能够申请注册;
3)保存获取记录,即知识产权申请注册的过程文件,如专利的技术交底书;
4)对发明人或设计人署名权的保障;
其次是知识产权的维护,维护工作也可以分为四步:
1)建立知识产权台账,即企业知识产权的明细表;
2)对知识产权是否延续进行评估,如对专利是否要续缴年费进行评估,需要维持的专利缴纳年费;
3)在第二步的基础上对于不再维持的知识产权进行权属变更和放弃;
4)此外还应对知识产权进行分级管理,所谓分级管理是对现有知识产权的重要程度进行分级,如根据技术相关性将专利分为重要专利和一般专利。标准7.2规定分级管理为有条件的企业应实施的工作,并非所有企业都必须对知识产权进行分级管理;
然后是知识产权的运用,标准7.3规定了企业知识产权的五个运用方向:
1)实施许可和转让:目前国内大部分企业的专利都是实施在自己的产品上,因此知识产权管理部门需要做的就是对于知识产权的实施情况进行监控,有条件的企业可以对它的贡献度进行评价;
2)投融资:做投融资前需要进行知识产权的尽职调查和风险价值的评估;
3)企业重组:与投融资一样,利用知识产权进行企业重组也需要尽职调查和风险价值评估;
4)标准化:指当企业牵头定制行业标准、国家标准或者团体标准时需要制定相应的知识产权*策;
5)联盟及相关组织:企业在参与联盟时应去了解该联盟的相关知识产权*策,以评估是否参与;而当企业要组建联盟时,应本着公平合理且没有歧视的原则去制定联盟的知识产权*策;
是关于知识产权保护,包含着三块内容:
1)风险管理:包括办公设备、生产设备、软件的风险管控,产品的侵权监控以及部分有条件的企业应建立相应的风险管控体系;
2)争议处理:知识产权管理部门需要监控别人是否侵犯了企业的知识产权,对侵权企业需要采取适当的措施进行处理;
3)涉外贸易:对于涉及到海外市场的企业,需要对目的地的知识产权*策、法律法规以及相关诉讼的信息进行收集分析,考虑是否申请专利或注册商标,也可以采取边境保护措施,如海关备案;
此外合同管理也是知识产权管理部门的职责,合同包含技术合同、采购合同、委托加工合同以及知识产权服务类的合同,知识产权部门需对合同的知识产权条款进行审核。
人力资源部门
人力资源部门的工作包含:知识产权工作岗位的认知条件、开展知识产权培训、人事合同、入职、离职和奖励机制。
首先是明确知识产权工作岗位的认知条件。人力资源部需要明确知识产权管理者以及各部门知识产权兼职人员的职责。
而人力资源部门开展的知识产权培训是要求分层次的,比如说:针对管理层,可以做知识产权战略的培训;针对技术人员,可以做专利的挖掘或布局的培训;针对知识产权管理人员可以去做一些体系的审核或者标准的培训;针对全员则可以做法律法规以及知识产权基础知识的培训。
人力资源部门需审核员工的人事合同中是否包含知识产权权属的保密条款,如果没有则需要和员工另外签订一份保密协议,必要时企业可以约定竞业限制和一些相关的补偿条款。
对于入职的员工,人力资源部门需要对人员的知识产权背景进行调查,否则如果入职员工身上产生知识产权的纠纷则可能会给公司带来连带的责任。
相对的,在员工离职时人力资源部门需要做知识产权事项的提醒,告知离职员工保密责任。
人力资源部门还应制定相应的知识产权奖励制度,比如申请专利后给与发明人一定奖励,来调动员工的创新积极性。
财务部门
财务部门的主要职责在于制定知识产权费用预算,并且按照费用预算去归集这些费用。
财务部门应当知道哪些费用属于知识产权费用,这里主要包含五块:
1)获取知识产权产生的费用:知识产权申请费、代理费、注册费以及官费、年费等;
2)知识产权服务费:外部机构做检索分析、评估、培训,以及在发生知识产权诉讼时律师的咨询费以及诉讼费等;
3)知识产权管理机构的运行费用,即知识产权管理部门的人员工资、办公的费用等;
4)知识产权激励费用;
5)有条件的企业可以设立知识产权的风险准备金;
研发部门
研发部门的职责有三类:
一是知识产权的获取,企业80%的专利都来自于研发人员,研发人员需要对专利进行申请以及进行专利申请前的检索。
二是研发立项,研发人员需要在立项之前进行专利的检索工作,检索的内容包含专利的数量、地域分布,专利权人的信息。检索的目的是明确该研发项目的竞争对手和合作伙伴,对竞争对手应进行